Uw eigen private AI-team. Uw data blijft in uw land.

Goedemorgen. Er kwamen vannacht 38 e-mails binnen. Voor de 31 standaardmails heb ik antwoorden klaargezet, die hoeven alleen nog even nagekeken te worden. Drie vragen vandaag om een mens:

1. Tandartspraktijk Noordveld kan niet inloggen op het klantportaal, en hun salarisrun staat om 11:00. Ik zou hen als eerste bellen.
2. Mevrouw Patel wil haar dossier overdragen aan een andere adviseur. Daar moet een partner voor tekenen.
3. Helderwater B.V. klaagt over een trage reactie en dreigt met escalatie. Ik heb het geregistreerd volgens de klachtenprocedure.

De andere vier waren spam of nieuwsbrieven, die heb ik gearchiveerd. Zal ik de mailwisseling met Noordveld openen?

Hier is een concept. Rustig en concreet, en zonder schuld te erkennen:

Beste mevrouw Hagen, dank u dat u dit aan ons laat weten, en het spijt me dat het wachten zo vervelend is geweest. U schreef ons op 14 oktober en had binnen twee werkdagen antwoord moeten krijgen. Ik zoek zelf uit wat er is misgegaan en bel u morgen vóór 15:00 met een antwoord en een duidelijke vervolgstap.

Het volgt stap 2 van uw klachtenprocedure: bevestigen binnen 24 uur, met een vaste contactpersoon en een duidelijk tijdstip. Ik heb u als contactpersoon ingevuld. Zal ik dat veranderen in Sanne, die hun account beheert?

Dit was vorige week in support. 214 e-mails, 9% meer dan de week ervoor, vooral over het nieuwe klantportaal. De gemiddelde eerste reactie duurde 3 uur en 10 minuten, 18% sneller dan de week ervoor.

1. Inloggen op het portaal was het grootste onderwerp, met 41 e-mails. Een korte uitleg op de inlogpagina scheelt er waarschijnlijk de helft.
2. Er kwamen twee klachten binnen, en beide zijn binnen de norm van 24 uur beantwoord.
3. Helderwater staat nog open. Het telefoontje staat voor morgen om 15:00.

Het volledige rapport staat in Bestanden. Zal ik die portaaluitleg schrijven nu het nog vers is?

Ja, en volgens mij is het een goede: “Drie wijzigingen in de aangiftetermijnen, in gewone taal.” 620 woorden in uw stijl, op basis van de update van de Belastingdienst en de teamnotities van dinsdag:

1. Wat er verandert voor zzp'ers, met één rekenvoorbeeld.
2. De twee data die de meeste klanten missen.
3. Een korte toelichting van Priya over het nieuwe klantportaal.

Het btw-verhaal heb ik weggelaten, dat hadden we twee weken geleden al. Hij staat in Bestanden, klaar voor uw aanpassingen.

Goed moment. “Hoe lang moet een kleine onderneming haar administratie bewaren?” is een van de vragen die klanten ons het vaakst stellen, en onze huidige pagina daarover is mager. Ik heb een nieuwe geschreven:

1. 1.400 woorden in gewone taal, met een eenvoudige tabel per soort document.
2. Het beantwoordt de vier meest gestelde vragen, in de volgorde waarin mensen ze stellen.
3. Het linkt twee keer naar uw pagina over boekhouding, waar dat natuurlijk leest.

Elk feit linkt naar de bron. Het staat in Bestanden, zodat een partner het kan controleren voordat het live gaat.

De website had over het geheel een goede week, maar twee pagina's zakten in Google:

1. “Salarisadministratie” zakte van positie 4 naar 9. De titel noemt nog 2025, en een concurrent publiceerde een actuelere pagina.
2. “Gids btw-aangifte” verloor het uitgelichte antwoord aan een pagina met een duidelijke FAQ.

Ik heb voor beide een nieuwe titel en een korte FAQ geschreven. Kleine aanpassingen, ze staan in Bestanden. Zal ik ze doorsturen naar wie de website bijwerkt?

Hier is er een, op basis van het nieuwe artikel over administratie bewaren. Kort, praktisch en het klinkt als u:

Een klant vroeg ons vorige week hoe lang ze oude bonnetjes moeten bewaren. Het eerlijke antwoord: langer dan de meeste mensen denken. Dit is de simpele regel die we elke nieuwe klant meegeven...

Ik heb ook een iets formelere versie gemaakt voor de bedrijfspagina. Beide staan in Bestanden.

Zeven facturen zijn over de termijn, samen € 18.420. Ik heb ze zo gesorteerd dat de vriendelijke eerst gaan:

1. Vier zijn minder dan 14 dagen te laat. Voor elk heb ik een beleefde herinnering geschreven.
2. Hartman B.V. is 32 dagen te laat met € 6.200. Zij betalen meestal na een telefoontje, dus ik heb ze op uw belijst gezet.
3. Twee zijn meer dan 60 dagen te laat. Voor hen heb ik strengere brieven klaargezet, ter controle door een partner.

Elk concept noemt het factuurnummer en de oorspronkelijke vervaldatum, zodat ze niets hoeven op te zoeken.

Het rapport over oktober staat klaar, twee dagen eerder dan vorige maand. De korte versie:

1. De gefactureerde honoraria liggen 6% hoger dan in september, vooral dankzij het adviesteam.
2. De inkomende kasstroom is iets lager, omdat twee grote klanten laat betaalden.
3. 212 uur werk is nog niet gefactureerd, vooral op drie grote opdrachten. Het loont om dat vóór de 15e te factureren.

Ik heb het op één pagina gehouden met drie grafieken, zoals de partners het graag zien. Het staat in Bestanden.

Ik heb de 23 inkoopfacturen van deze week naast de bestellingen gelegd. 21 kloppen. Twee verdienen een blik:

1. Het schoonmaakbedrijf rekende 5 bezoeken, maar het gebouwlogboek toont er 4.
2. De softwareverlenging ging zonder aankondiging 22% omhoog. Uw contract staat maximaal 5% verhoging toe.

Voor beide heb ik een beleefde vraag opgesteld, met de factuurregel en het contractartikel erbij. Wilt u ze zien?

Ja, mits de telefoon eerst is ingericht met het apparaatbeheer van het kantoor. IT doet dat in ongeveer tien minuten. Daarnaast gelden twee regels:

1. Klantbestanden blijven in de apps van het kantoor. Sla geen bijlagen op de telefoon zelf op.
2. Raakt de telefoon kwijt, meld het dan dezelfde dag bij IT, zodat zij de werkapps op afstand kunnen wissen.

Dat staat in het IT- en gebruiksbeleid, paragraaf 4.2, laatst bijgewerkt in juni. Zal ik u de link voor de installatie sturen?

Ik heb alle 38 klantdossiers gecontroleerd die in oktober zijn geopend. 35 zijn compleet. Bij drie ontbreekt een getekende opdrachtbevestiging:

1. Rijnweg B.V., geopend op 3 oktober. De brief is verstuurd maar niet getekend terug.
2. Familiestichting Okafor, geopend op 11 oktober. Nog geen brief in het dossier.
3. Brands & Co, geopend op 19 oktober. Ik denk dat de getekende brief in de verkeerde map staat. Even checken loont.

Ik heb niemand gemaild. Per dossier staat de verantwoordelijke in het rapport in Bestanden.

Deze week lopen twee deadlines af, en beide liggen op schema:

1. De verlenging van de beroepsregistratie moet donderdag rond zijn. Financiën heeft de factuur, en die is goedgekeurd.
2. De verlenging van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering is vrijdag. De tussenpersoon stuurde gisteren de nieuwe voorwaarden. Eén wijziging is het lezen waard: het eigen risico gaat omhoog.

Er is niets te laat. Volgende maand zijn er vijf deadlines, en ik herinner de verantwoordelijken 14 dagen van tevoren.

Hier is een conceptantwoord, in dezelfde stijl als de twee aanbestedingen die we vorig jaar wonnen:

Alle klantgegevens worden opgeslagen en verwerkt op servers in de EU die uitsluitend voor ons kantoor draaien. Er wordt geen klantinhoud gedeeld met AI-diensten van derden. Ons verwerkingsregister kunnen wij op verzoek overleggen.

Ik heb het getoetst aan ons privacybeleid en de notities over de IT-inrichting, dus elke zin klopt vandaag. Het volledige antwoord, met de andere 11 antwoorden, staat in Bestanden.

Drie deelnemers aan het webinar van vorige week vroegen om meer informatie en hebben nog niets van ons gehoord. Voor elk heb ik een korte opvolgmail geschreven, op basis van hun vraag:

1. Dr. Amir Shah vroeg naar salarisadministratie voor een kliniek met twee vestigingen.
2. Laura Mendes wilde weten of we Portugese belastingaangiftes doen. Dat doen we, via Rui.
3. Tom Bakker vroeg naar vaste tarieven voor starters.

Elke mail is korter dan 100 woorden en biedt een gesprek van 20 minuten aan.

Hier is uw briefing van één pagina voor Tandartspraktijk Noordveld:

1. Klant sinds 2021. Twee praktijken, 34 medewerkers, salarisadministratie en jaarrekening door ons.
2. Vorige maand vroegen ze naar het openen van een derde praktijk. Niemand heeft dat nog opgevolgd, dus daarom willen ze waarschijnlijk afspreken.
3. Vanochtend hadden ze een inlogprobleem met het portaal. Het is opgelost, maar een kort excuus is op zijn plaats.

Ik zou de checklist groeiplanning meenemen. Die zit als bijlage bij de briefing in Bestanden.