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Guten Morgen. Über Nacht sind 38 E-Mails eingegangen. Für die 31 Routinefälle habe ich Antworten entworfen, die brauchen nur einen kurzen Blick. Drei brauchen heute einen Menschen:

1. Die Zahnarztpraxis Nordfeld kommt nicht ins Mandantenportal, und um 11:00 läuft ihre Lohnabrechnung. Ich würde dort zuerst anrufen.
2. Frau Patel möchte ihre Akte an einen anderen Berater übergeben. Dafür braucht es die Freigabe eines Partners.
3. Die Hellbach GmbH beschwert sich über eine langsame Antwort und deutet eine Eskalation an. Ich habe den Fall nach dem Beschwerdeverfahren erfasst.

Die übrigen vier waren Spam oder Newsletter, die habe ich archiviert. Soll ich den Verlauf mit Nordfeld öffnen?

Hier ist ein Entwurf. Er ist ruhig und konkret und gesteht keine Schuld ein:

Sehr geehrte Frau Haller, vielen Dank für Ihren Hinweis. Es tut mir leid, dass Sie so lange warten mussten. Sie haben uns am 14. Oktober geschrieben und hätten innerhalb von zwei Werktagen eine Antwort erhalten sollen. Ich kümmere mich persönlich darum und rufe Sie morgen bis 15 Uhr mit einer Antwort und einem klaren nächsten Schritt an.

Das entspricht Schritt 2 Ihres Beschwerdeverfahrens: Eingang innerhalb von 24 Stunden bestätigen, eine verantwortliche Person benennen, einen klaren Zeitpunkt nennen. Ich habe Sie als verantwortlich eingetragen. Soll ich auf Sarah wechseln, die das Mandat betreut?

Hier ist die letzte Woche im Support: 214 E-Mails, 9 % mehr als in der Vorwoche, vor allem zum neuen Mandantenportal. Die erste Antwort kam im Schnitt nach 3 Stunden 10 Minuten, 18 % schneller als in der Vorwoche.

1. Häufigstes Thema waren Portal-Logins mit 41 E-Mails. Eine kurze Anleitung auf der Login-Seite würde vermutlich die Hälfte davon verhindern.
2. Zwei Beschwerden sind eingegangen, beide wurden innerhalb der 24-Stunden-Vorgabe beantwortet.
3. Hellbach ist noch offen. Der Rückruf ist morgen um 15 Uhr fällig.

Der vollständige Bericht liegt unter Dateien. Soll ich die Portal-Anleitung gleich entwerfen, solange das Thema frisch ist?

Ja, und ich finde, er ist gelungen: „Drei Änderungen bei den Fristen im April, verständlich erklärt.“ 620 Wörter in Ihrem Ton, erstellt aus der Mitteilung der Finanzverwaltung und den Teamnotizen vom Dienstag:

1. Was sich für Einzelunternehmer ändert, mit einem durchgerechneten Beispiel.
2. Die zwei Termine, die die meisten Mandanten verpassen.
3. Eine kurze Notiz von Jana zum neuen Mandantenportal.

Das Thema Umsatzsteuer habe ich weggelassen, das hatten wir vor zwei Wochen. Der Entwurf liegt unter Dateien und wartet auf Ihre Änderungen.

Gutes Timing. „Wie lange muss ein kleines Unternehmen seine Unterlagen aufbewahren?“ gehört zu den Fragen, die uns Mandanten am häufigsten stellen, und unsere bisherige Seite dazu ist dünn. Ich habe eine neue entworfen:

1. 1.400 Wörter in verständlicher Sprache, mit einer einfachen Tabelle nach Art der Unterlagen.
2. Sie beantwortet die vier häufigsten Fragen, in der Reihenfolge, in der sie gestellt werden.
3. Sie verlinkt zweimal auf Ihre Seite zur Finanzbuchhaltung, an Stellen, wo es natürlich wirkt.

Jede Angabe ist mit ihrer Quelle verlinkt. Der Artikel liegt unter Dateien, damit ein Partner ihn vor der Veröffentlichung prüfen kann.

Insgesamt war es eine gute Woche für die Website, aber zwei Seiten sind bei Google abgerutscht:

1. „Lohnabrechnung“ ist von Position 4 auf 9 gefallen. Im Titel steht noch 2025, und ein Wettbewerber hat eine aktuellere Seite veröffentlicht.
2. „Leitfaden E-Rechnung“ hat sein Antwort-Snippet an eine Seite mit klarem FAQ verloren.

Ich habe für beide einen neuen Titel und ein kurzes FAQ entworfen. Beides sind kleine Änderungen und liegt unter Dateien. Soll ich sie an die Person schicken, die die Website pflegt?

Hier ist ein Vorschlag, basierend auf dem neuen Artikel zu Aufbewahrungsfristen. Kurz, praktisch und in Ihrem Ton:

Ein Mandant hat uns letzte Woche gefragt, wie lange er alte Belege aufbewahren muss. Die ehrliche Antwort: länger, als die meisten denken. Hier ist die einfache Regel, die wir jedem neuen Mandanten mitgeben ...

Außerdem habe ich eine etwas förmlichere Version für die Unternehmensseite erstellt. Beide liegen unter Dateien.

Sieben Rechnungen sind überfällig, insgesamt 18.420 €. Ich habe sie so sortiert, dass die freundlichen Fälle zuerst kommen:

1. Vier sind weniger als 14 Tage überfällig. Für jede habe ich eine höfliche Zahlungserinnerung entworfen.
2. Die Hartwig GmbH ist mit 6.200 € seit 32 Tagen im Verzug. Sie zahlt meist nach einem Anruf, deshalb steht sie stattdessen auf Ihrer Anrufliste.
3. Zwei sind mehr als 60 Tage überfällig. Dafür habe ich deutlichere Mahnschreiben zur Prüfung durch einen Partner entworfen.

Jeder Entwurf nennt Rechnungsnummer und ursprüngliches Fälligkeitsdatum, der Mandant muss also nichts nachschlagen.

Der Oktober-Bericht ist fertig, zwei Tage früher als im Vormonat. Die Kurzfassung:

1. Die abgerechneten Honorare liegen 6 % über September, angeführt vom Beratungsteam.
2. Die Zahlungseingänge sind leicht gesunken, weil zwei große Mandanten spät bezahlt haben.
3. 212 Stunden Arbeit sind noch nicht abgerechnet, vor allem bei drei großen Mandaten. Am besten vor dem 15. abrechnen.

Ich habe ihn auf eine Seite mit drei Diagrammen beschränkt, so wie die Partner es mögen. Er liegt unter Dateien.

Ich habe die 23 Lieferantenrechnungen dieser Woche mit den Bestellungen abgeglichen. 21 passen. Zwei sollten Sie sich ansehen:

1. Die Reinigungsfirma hat 5 Einsätze berechnet, laut Gebäudeprotokoll waren es 4.
2. Die Softwareverlängerung ist ohne Ankündigung um 22 % gestiegen. Ihr Vertrag begrenzt Erhöhungen auf 5 %.

Ich habe für beide eine höfliche Rückfrage entworfen, mit der jeweiligen Rechnungsposition und Vertragsklausel. Möchten Sie sie sehen?

Ja, sofern das Handy vorher in die Geräteverwaltung der Kanzlei aufgenommen wird. Die IT erledigt das in etwa zehn Minuten. Zwei weitere Regeln gelten:

1. Mandantenakten bleiben in den Apps der Kanzlei. Anhänge nicht auf dem Handy selbst speichern.
2. Geht das Handy verloren, informieren Sie die IT noch am selben Tag, damit sie die Arbeits-Apps löschen kann.

Das steht in der IT- und Nutzungsrichtlinie, Abschnitt 4.2, zuletzt aktualisiert im Juni. Soll ich Ihnen den Einrichtungslink schicken?

Ich habe alle 38 im Oktober angelegten Mandantenakten geprüft. 35 sind vollständig. Bei dreien fehlt die unterschriebene Mandatsvereinbarung:

1. Bergweg GmbH, angelegt am 3. Oktober. Die Vereinbarung wurde verschickt, kam aber nicht unterschrieben zurück.
2. Familienstiftung Okafor, angelegt am 11. Oktober. Noch keine Vereinbarung in der Akte.
3. Brenner & Co., angelegt am 19. Oktober. Ich vermute, die unterschriebene Vereinbarung liegt im falschen Ordner. Ein kurzer Blick lohnt sich.

Ich habe niemandem geschrieben. Die zuständige Person für jede Akte steht im Bericht unter Dateien.

Diese Woche stehen zwei Fristen an, beide sind im Plan:

1. Die Vertragsverlängerung mit dem externen Datenschutzbeauftragten ist am Donnerstag fällig. Die Rechnung liegt der Buchhaltung vor und ist freigegeben.
2. Die Verlängerung der Berufshaftpflicht ist am Freitag fällig. Der Makler hat gestern die neuen Bedingungen geschickt. Eine Änderung sollten Sie lesen: Der Selbstbehalt steigt.

Nichts ist überfällig. Nächsten Monat gibt es fünf Fristen, und ich erinnere die Verantwortlichen jeweils 14 Tage vorher.

Hier ist ein Antwortentwurf, im selben Stil wie die zwei Ausschreibungen, die wir letztes Jahr gewonnen haben:

Alle Mandantendaten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und verarbeitet, die ausschließlich für unsere Kanzlei betrieben werden. Keine Mandanteninhalte werden an einen KI-Dienst eines Drittanbieters weitergegeben. Unser Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Ich habe die Antwort mit unserer Datenschutzrichtlinie und den Notizen zur IT-Einrichtung abgeglichen, jeder Satz stimmt also Stand heute. Die vollständige Antwort mit den übrigen 11 Antworten liegt unter Dateien.

Drei Teilnehmende des Webinars letzte Woche wollten mehr wissen und haben noch nichts von uns gehört. Ich habe für jede Person eine kurze Nachfass-Mail entworfen, passend zu ihrer Frage:

1. Dr. Amir Shah hat nach der Lohnabrechnung für eine Praxis mit zwei Standorten gefragt.
2. Laura Mendes wollte wissen, ob wir portugiesische Steuererklärungen übernehmen. Ja, über Rui.
3. Tom Becker hat nach Pauschalhonoraren für Start-ups gefragt.

Jede E-Mail hat unter 100 Wörter und bietet ein 20-minütiges Gespräch an.

Hier ist Ihr einseitiges Briefing zur Zahnarztpraxis Nordfeld:

1. Mandant seit 2021. Zwei Praxen, 34 Mitarbeitende, Lohnabrechnung und Jahresabschluss machen wir.
2. Letzten Monat haben sie nach der Eröffnung einer dritten Praxis gefragt. Bisher hat niemand nachgefasst, vermutlich wollen sie deshalb sprechen.
3. Heute Morgen gab es ein Login-Problem im Portal. Es ist behoben, eine kurze Entschuldigung lohnt sich trotzdem.

Ich würde die Checkliste zur Wachstumsplanung mitnehmen. Sie hängt am Briefing unter Dateien.