Beste KI zum E-Mail-Schreiben: 14 Modelle an echter Büro-Post getestet

Sie haben vierzig ungelesene E-Mails und wissen bei den meisten längst, was Sie antworten wollen. Langsam ist nur der Schritt von "ja, Dienstag passt, aber der Preis gilt nur bis Freitag" zu einer Antwort, die nach jemandem klingt, der alles im Griff hat. Also wollen Sie wissen, welcher KI Sie diese Arbeit geben, und ob Sie für jede dieser vierzig Mails Top-Modell-Preise zahlen müssen.

Wir haben es getestet. Vierzehn Modelle, fünfzig echte Büroaufgaben, je drei Durchläufe, 1.998 bewertete Ergebnisse. Die kurze Antwort: In "schreib meine E-Mail" stecken zwei verschiedene Aufgaben, und die beste KI für die eine ist nicht die beste für die andere.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Assistierte E-Mails schaffen kleine Modelle. Wenn Sie diktieren oder die grobe Antwort vorgeben und die KI sie strukturiert, erledigten Laptop-Modelle 18 von 21 assistierten E-Mail-Aufgaben und 7 von 10 Sprachnotiz-Aufgaben.
• Autonome E-Mails nicht. Muss die KI die Antwort selbst aus einem langen, unübersichtlichen Verlauf erarbeiten, schafften Opus 5.5 und Sonnet 5.5 5 von 5. Das beste Laptop-Modell schaffte 2.
• Der Fallen-Test zählt am meisten. Nur Opus und Sonnet bemerkten eine versteckte Lieferanten-Frist, die eine Praxismanagerin falsch gelesen hatte. Alle anderen Modelle schrieben eine fröhliche Mail, die ihre Praxis mehrere Hundert Euro gekostet hätte.
• Der Kostenabstand ist riesig. 1.000 assistierte E-Mails kosten mit Opus 5.5 EUR 18,64 und mit gpt-oss-20b EUR 0,043. Ein Modell auf dem eigenen Laptop kostet pro Mail nichts.
• Wählen Sie nach Spur, nicht nach Marke. Ein kleines Modell für Entwürfe, deren Antwort Sie schon kennen, ein Frontier-Modell für Antworten, bei denen ein Fehler teuer wird.

Warum es auf "beste KI für E-Mails" zwei Antworten gibt

Die meisten Ranglisten reihen zehn E-Mail-Tools auf, als würden alle dasselbe tun. Das stimmt nicht, weil Sie nicht immer dasselbe verlangen.

Spur 1, assistiert. Sie kennen die Antwort. Sie diktieren sie oder notieren "ja 16.11. passt, 11.200 ohne Verpackung, nur bis Fr. 6." unter eine weitergeleitete Mail, und die KI macht daraus eine saubere Antwort. Die Aufgabe des Modells sind Struktur, Ton und dass kein Fakt verloren geht.

Spur 2, autonom. Sie geben der KI einen Verlauf und sagen "antworte darauf". Jetzt muss sie zwölf Nachrichten lesen, die eigentliche Frage finden, merken, was sich seit der ersten Mail geändert hat, und entscheiden, was sie schreibt. Das ist Urteilsvermögen, keine Formatierung.

Es geht nicht um lokal gegen Frontier. Jede Spur hat einen klaren Sieger, und wer das Frontier-Modell für Spur 1 nutzt, zahlt meist für Intelligenz, die die Aufgabe nicht braucht.

Die Studie in 60 Sekunden

Der Office AI Benchmark bewertete 14 Modelle an 50 Aufgaben aus echter Büroarbeit: E-Mail-Antworten, Sprachnotiz zu E-Mail, Tabellen und Dokument-Zusammenfassungen. Jedes Modell lief jede Aufgabe dreimal. Ein Durchlauf bestand, wenn der Bewerter mindestens 80 % der Rubrikpunkte vergab, und eine Aufgabe galt als erledigt, wenn das Modell mindestens 2 von 3 Durchläufen bestand.

Ein ehrlicher Hinweis zum Aufbau: Die Laptop-Modelle (Llama 3.2 3B, Qwen3 8B, Qwen3.5 9B und gpt-oss-20b) liefen für den Test in der Cloud, mit denselben offenen Gewichten, die Sie herunterladen würden. Gemma 3 4B lief mit Ollama auf einem M1 Pro MacBook mit 16 GB Arbeitsspeicher. Alle Aufgabendateien und Ergebnisse können Sie auf der Studienseite kostenlos herunterladen und selbst nachprüfen.

Video (Englisch): der Test mit 50 Aufgaben, am Bildschirm erklärt.

Die beste KI für E-Mails, nach Aufgabe

GPT-5.4, das Modell hinter ChatGPT zum Testzeitpunkt, erledigte 17 von 21 assistierten und 4 von 5 autonomen Aufgaben. Solide, aber in keiner Spur vorn.

Wenn Sie lieber in Ihrem Mailprogramm bleiben, beschreibt Google die Entwurfsfunktion unter Draft emails with Gemini in Gmail und Microsoft unter Draft an email message with Copilot in Outlook.

Spur 1: wenn Sie die Antwort schon kennen

So sieht eine echte assistierte Aufgabe aus. Eine Sprachnotiz, genau so diktiert auf dem Rückweg von der Baustelle:

ok also Mail an Dariusz bei Kowal Fit-Out, ähm, wegen der Mängelliste für
Einheit 4B. Sag ihm, die Elektrik ist fertig, alle sechs Punkte, Mark hat sie
gestern abgenommen. Der Boden ist noch offen, weil der Lieferant die falsche
Eiche geschickt hat, die haben 14 mm geschickt, nein warte, andersrum, wir
haben 14 bestellt und die haben 18 geschickt. Ersatz kommt am 3., also 3.11.,
und die Monteure sind für den Mittwoch danach gebucht, also den 4. Frag ihn,
ob sie die Einheit an dem Mittwoch ab so 7, halb 8 offen lassen können. Bleib
freundlich, er war echt geduldig mit uns. Ach und erwähn die Container-
Rechnung nicht, das macht Leanne, die kümmert sich drum.

Ein gutes Modell muss vier Dinge richtig machen: die korrigierten Eichenstärken richtig herum übernehmen, aus "3.11." und "dem Mittwoch danach" echte Daten machen, 7:30 statt 7 wählen und die Container-Rechnung komplett weglassen. So sieht eine bestandene Antwort aus:

Betreff: Mängelliste Einheit 4B: Elektrik erledigt, Boden am 4. November

Hallo Dariusz,

kurzes Update zur Mängelliste für Einheit 4B.

Alle sechs Elektropunkte sind erledigt und wurden gestern von Mark abgenommen.

Der Bodenpunkt ist noch offen. Unser Lieferant hat 18 mm Eiche statt der
bestellten 14 mm geliefert. Der Ersatz kommt am Dienstag, 3. November, und
unsere Monteure sind für Mittwoch, 4. November, gebucht.

Könnten Sie die Einheit an diesem Mittwoch ab 7:30 Uhr für uns offen lassen?

Nochmals danke für Ihre Geduld.

Viele Grüße
Tom

Die getippte Variante derselben Aufgabe ist eine weitergeleitete Mail mit Ihren Notizen darunter. Hannah Okafor von Brightmoor Foods möchte den Kickoff für den Q4-Markenrelaunch auf die Woche ab 16.11. verschieben und fragt, ob die 14.500 ohne den Verpackungsteil noch gelten. Ihre Notizen: "ja 16.11. ok, Di oder Mi besser für uns. ohne Verpackung = 11.200 statt 14,5. ABER 11,2 nur bei Unterschrift bis Fr. 6., danach gilt ab Jan die neue Preisliste. nicht nach Druck klingen lassen, sie ist wegen Budget nervös". Ein bestandener Entwurf bietet Dienstag, 17., oder Mittwoch, 18. November an, nennt GBP 11.200, erwähnt Freitag, 6. November, einmal und stellt die Preisliste als Information dar, nicht als Druckmittel.

Kleine Modelle machen das gut, weil nichts entschieden werden muss. Alle Fakten kommen von Ihnen. Gestolpert sind sie im Test an den drei Aufgaben, die zusätzlich zum Formatieren Nachdenken verlangten: ein Vorstellungsgespräch bestätigen, nachdem sich das Gremium geändert hatte, einem Messekontakt auf Deutsch antworten und einem Mieter die Kaution mit einem berechneten Abzug zurückzahlen. Kein Laptop-Modell bestand diese, also geben Sie solche Aufgaben an Sonnet oder Opus.

Ein System-Prompt zum Kopieren

Fügen Sie diesen als System-Prompt in Ollama, LM Studio oder einer Chat-App ein und schicken Sie dann Ihre Sprachnotiz oder Stichpunkte als Nachricht:

Du machst aus meinen Stichpunkten oder Diktaten eine fertige E-Mail.
Regeln:
1. Verwende nur Fakten, die ich genannt habe. Füge nie ein Datum, eine Zahl,
   eine Zusage oder einen Namen hinzu.
2. Wenn ich mich korrigiere ("nein warte"), übernimm nur die Korrektur.
3. Wandle relative Angaben in Wochentag plus Datum um (z. B. "Dienstag, 3. November").
4. Lass alles weg, was ich nicht erwähnen soll.
5. Triff den gewünschten Ton. Standard: freundlich, direkt, kurze Absätze.
6. Schreib eine konkrete Betreffzeile, die das Ergebnis nennt.
7. Wenn etwas mehrdeutig ist, schreib die Mail und füge danach eine Zeile
   mit "PRÜFEN:" hinzu, die die Mehrdeutigkeit benennt.

Regel 7 rettet Sie. Ein Modell, das meldet "Sie sagten 7 und halb 8, ich habe 7:30 genommen", ist ein Modell, dem Sie an einem vollen Tag trauen können.

Um es auf Ihrem eigenen Rechner zu nutzen, installieren Sie Ollama und laden eines der beiden Modelle, die in dieser Spur am besten abschnitten:

ollama pull qwen3.5:9b
ollama pull gpt-oss:20b

Beide finden Sie in der Ollama-Bibliothek unter Qwen3.5 und gpt-oss. gpt-oss-20b braucht rund 16 GB Arbeitsspeicher; Qwen3.5 9B ist das leichtere der beiden. Wenn Sie neu einsteigen, lesen Sie zuerst was Ollama ist und wie es funktioniert (Englisch) und dann unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung für lokale Modelle. Weitere Modelle finden Sie unter die besten Ollama-Modelle nach Aufgabe (Englisch).

Wenn Sie viele E-Mails diktieren, ist oft das Kopieren, Einfügen und Prompten zwischen Diktier-App und Modell der langsame Teil. Contextli hat einen kostenlosen Voice-Memo-zu-E-Mail-Kontext, der diese Aufbereitung schon beim Diktieren anwendet, sodass die Mail bereits strukturiert ankommt.

Spur 2: wenn die KI die Antwort selbst erarbeiten muss

Diese Aufgabe hat die Modelle getrennt. Niamh, Praxismanagerin bei Salthill Dental Care in Galway, bat um eine kurze Mail an die beiden Partner:

Morning! Niamh here, practice manager at Salthill Dental Care (Galway). Can you
draft a quick email from me to Dr Hughes and Dr Fahy (the two partners)?
Atlantic Dental Supplies are putting prices up but the good news is we have
until end of December to order at the old prices, so I want to tell them no
rush, we'll do the big consumables order (gloves, composite, impression
material, about 6,800 EUR at current prices) in the first week of December as
usual. Keep it short and upbeat, they hate long emails.

Forwarded: Ciara Mulcahy, Price update effective 1 November 2026. Prices
across most consumables lines will rise by 9 to 12% for orders placed on or
after 1 November 2026. Any orders placed before 1 November will be honoured at
current pricing, with delivery available up to 31 December 2026.

Niamh hat die Mitteilung falsch gelesen. Das Dezember-Datum ist das Lieferfenster. Die Bestellfrist ist der 1. November. Die fröhliche "keine Eile"-Mail, um die sie bat, bedeutet eine Dezember-Bestellung zum höheren Preis, rund EUR 610 bis 820 mehr bei einer Bestellung über 6.800.

Nur Opus 5.5 und Sonnet 5.5 bemerkten es, jeweils in 2 von 3 Durchläufen, indem sie vor dem Entwurf auf das Missverständnis hinwiesen. Alle anderen Modelle scheiterten in jedem Durchlauf. Ein großes offenes Modell zitierte sogar die richtige Frist 1. November in seiner Mail und schrieb trotzdem, es gebe keine Eile.

Das ist das ganze Argument für Spur 2. Ein kleines Modell poliert bereitwillig eine falsche Anweisung. Ein Frontier-Modell liest den Verlauf gegen die Bitte und merkt, wenn beide sich widersprechen. Bei autonomen Antworten verdient sich Opus seine Wahl.

Bevor Sie die KI allein antworten lassen

• Geben Sie ihr den ganzen Verlauf, inklusive Weiterleitungen und Anhängen als Text, nicht nur die letzte Nachricht.
• Lassen Sie sie über dem Entwurf die Fakten auflisten, auf die sie sich stützt (Daten, Beträge, Namen).
• Lassen Sie sie alles benennen, was im Verlauf Ihrer Anweisung widerspricht.
• Prüfen Sie jede Zahl und jedes Datum gegen die Quelle, bevor Sie senden.
• Behalten Sie einen menschlichen Sende-Schritt für alles mit Geld, Fristen oder Kunden.

Was jedes Modell pro 1.000 E-Mails kostet

Bei ein paar Dutzend Mails am Tag ist die Frontier-Rechnung so oder so klein. Wichtiger ist der Datenschutz: Ein Modell auf Ihrem eigenen Rechner schickt die Mail eines Mandanten nirgendwohin. Für eine Zahnarztpraxis, eine Kanzlei oder ein Steuerbüro kann das allein den Ausschlag geben.

Video (Englisch): ein privater Assistent für eine Kanzlei, lokal gegen EU-Cloud.

Was kein Modell löst: Ihre aktuellen Fakten kennen

Schauen Sie noch einmal, warum die Entwürfe in Spur 1 bestanden. Das Modell musste nichts wissen. Sie haben die Daten, den Preis, den Namen und das Nicht-zu-Erwähnende geliefert. Sobald Sie die KI ohne diese Angaben schreiben lassen, fällt jedes Modell auf generische Füllsätze zurück, und genau deshalb klingt KI-Output so oft generisch.

Die meisten lösen das, indem sie in jeden Prompt Kontext kopieren. Das funktioniert, bis sich der Kontext ändert: Die Preisliste rückt auf Januar, Leanne übernimmt die Rechnungen, aus Dariusz' Einheit wird 4C. Ein veralteter Fakt in einer selbstbewussten Mail ist schlimmer als gar keine Mail.

Für genau dieses Problem ist Locul gebaut. Es liest die Notizen, PDFs, Notion-Seiten und Diktate, die Sie ohnehin haben, auch Ihre Contextli-Diktate, und hält ein aktuelles, sich selbst aktualisierendes Gedächtnis zu Ihren Personen, Projekten und Entscheidungen. Ihre KI-Tools greifen über den Locul MCP-Server darauf zu, sodass ein Entwurf für Hannah ihre Firma, die Budgetsorge und die Freitagsfrist schon kennt. Es funktioniert mit einem lokalen Modell über Ollama oder mit Claude, und der Local-only-Modus hält die Verarbeitung auf Ihrem eigenen Rechner. Wenn Sie einen Assistenten wollen, der auch so schreibt wie Sie, lesen Sie ein KI-Schreibassistent, der sich Ihren Stil merkt (Englisch).

In 15 Minuten eingerichtet

1. Ollama installieren und qwen3.5:9b (Diktat) oder gpt-oss:20b (getippte Notizen) laden.
2. Den System-Prompt oben als Vorlage in Ihrer Chat-App speichern.
3. Eine Woche lang alle Mails aus Spur 1 darüber laufen lassen: alles, bei dem Sie die Antwort schon kennen.
4. Verläufe aus Spur 2 und die drei kniffligen Typen von oben mit der Checkliste an Sonnet 5.5 oder Opus 5.5 geben.
5. Die Benchmark-Aufgabendateien herunterladen und Ihr eigenes Modell an der Salthill-Aufgabe testen, bevor Sie ihm autonome Antworten anvertrauen.
6. In unseren Einrichtungsanleitungen Ihre Notizen anbinden, damit Entwürfe mit Ihren echten Fakten starten.

FAQ

Welche KI ist am besten zum E-Mail-Schreiben?

Das hängt von der Aufgabe ab. Für Mails, deren Antwort Sie schon kennen, erledigte in unserem Test ein kleines Modell wie gpt-oss-20b oder Qwen3.5 9B die Arbeit zu einem winzigen Bruchteil der Kosten. Für Antworten, die die KI selbst aus einem Verlauf erarbeiten muss, schafften nur Opus 5.5 und Sonnet 5.5 alle fünf Aufgaben.

Kann ChatGPT eine E-Mail für mich schreiben?

Ja. GPT-5.4 erledigte in unserem Test 17 von 21 assistierten und 4 von 5 autonomen E-Mail-Aufgaben. Geben Sie die wichtigsten Fakten und den gewünschten Ton vor und prüfen Sie jedes Datum und jede Zahl vor dem Senden.

Ist ChatGPT oder Claude besser für E-Mails?

In unseren Durchläufen lag Claude in beiden Spuren vorn: Sonnet 5.5 erledigte 19 von 21 assistierten Aufgaben und Opus 5.5 alle 21, gegenüber 17 bei GPT-5.4. Bei autonomen Antworten schafften beide Claude-Modelle 5 von 5 und erkannten die Fristen-Falle; GPT-5.4 schaffte 4.

Gibt es eine kostenlose KI zum E-Mail-Schreiben?

Offene Modelle wie Qwen3.5 9B und gpt-oss-20b lassen sich kostenlos herunterladen und mit Ollama auf einem Laptop betreiben, ohne Kosten pro Mail. Im Test bewältigten sie die meisten assistierten Entwürfe gut. Für Antworten, die die KI allein erarbeiten muss, sind sie nicht die richtige Wahl.

Welche KI kann meine E-Mails lesen und selbst antworten?

Jedem Modell kann man einen Verlauf geben, aber nur die stärksten kamen zuverlässig mit chaotischen Verläufen zurecht. In unserem Test erledigten Opus 5.5 und Sonnet 5.5 jede autonome Aufgabe. Behalten Sie eine menschliche Prüfung, bevor etwas rausgeht, besonders bei Geld oder Fristen.

Brauche ich einen leistungsstarken Rechner, um eine E-Mail-KI lokal zu betreiben?

Nein. Gemma 3 4B lief in der Studie auf einem M1 Pro MacBook mit 16 GB, und Qwen3.5 9B läuft auf ähnlichen Geräten bequem. gpt-oss-20b ist das schwerste der drei und braucht rund 16 GB Arbeitsspeicher, läuft also am besten auf einem Rechner mit mehr als das.